Включение таких вагонов в составы грузопассажирских, пассажирских, скорых и почтово-багажных поездов производится на основании разрешения ОАО «РЖД», если вагон следует в пределах двух и более железных дорог, и разрешения начальника железной дороги, если вагон следует в пределах одной железной дороги.
Оформление перевозки грузобагажа в вагонах пассажирского парка, находящихся в собственности юридических и физических лиц, производится от и до станций, производящих операции по приему и выдаче багажа.
При перевозке грузобагажа в багажных, почтовых и других вагонах пассажирского парка, находящихся в собственности юридических и физических лиц, взимается стоимость пробега вагона в составе грузопассажирского, пассажирского, скорого и почтово-багажного поездов с оформлением грузобагажной квитанции и проездных документов для лиц, сопровождающих грузобагаж. В случае оформления обратного следования вагона в пункте первоначального отправления выдается квитанция разных сборов (на пробег вагона в обратном направлении). Если вагон следует с переприцепками к поездам разных категорий, то в пункте первоначального отправления выдается грузобагажная квитанция на весь маршрут следования с указанием участков безостановочного следования или только до пункта первой переприцепки. В последнем случае дальнейший путь следования оформляется квитанциями разных сборов, выдаваемыми на каждый участок следования вагона, очередная из которых в пункте переприцепки меняется на грузобагажную квитанцию. При перевозке грузобагажа в квитанциях указываются полный маршрут следования и фактический вес грузобагажа.
В случае передачи вагонов, находящихся в собственности юридических и физических лиц либо переданных во временное пользование юридическим лицам на условиях аренды, между станциями Московского, Санкт-
Петербургского и Казанского железнодорожных узлов дополнительно взимается плата за пробег, исходя соответственно из расстояний 54, 25 и 11 км.
Провозные платежи за перевозку грузобагажа взимаются перевозчиком до начала поездки по утвержденному маршруту, с оформлением и выдачей владельцу вагона соответствующих перевозочных документов или квитанций.
Перевозчик не отвечает за целостность и сохранность грузобагажа, перевозимого в вагонах, находящихся в собственности юридических и физических лиц.
Вагоны пассажирского парка, принадлежащие организациям железнодорожного транспорта, могут передаваться во временное пользование юридическим лицам на условиях аренды. Передача таких вагонов в аренду осуществляется на основе договора. Договор на право пользования вагоном в пределах срока аренды должен находиться в этом вагоне у сопровождающего.
При перевозке грузобагажа в арендованных багажных вагонах взимается, до начала поездки, стоимость пробега вагона в составе скорого, пассажирского, грузопассажирского и почтово-багажного поездов за весь путь следования вагона (туда и обратно). Следование таких вагонов должно оформляться перевозочными документами с указанием в них фактической массы перевозимого грузобагажа.
Багаж проезжающих в арендованном пассажирском поезде перевозится в багажных вагонах, оформленных на условиях аренды. В этом случае перевозка, хранение и выдача багажа производятся арендатором пассажирского поезда, а багажные квитанции железной дорогой не выдаются.