Заключение договора международной автомобильной перевозки грузов может осуществляться в форме совместно подписанного документа или безусловного акцепта оферты.
Договор перевозки в форме совместно подписанного документа, как правило, составляют в том случае, когда стороны имеют намерения установить долгосрочные отношения, связанные с перевозками грузов. Такой договор чаще всего именуют бланкетным договором или «Генеральным соглашением». В этом соглашении стороны стараются оговорить все возможные аспекты отношений друг с другом, связанные с вопросами организации и осуществления перевозок, а также вопросами ответственности сторон по условиям договора перевозки груза.
Договор перевозки в форме безусловного акцепта оферты оформляется, как правило, в случаях начальных или же эпизодических контактов между сторонами. Разовый договор перевозки также может быть заключен в форме отдельно составленного договора. Однако в силу специфики транспортной деятельности на практике это не выполняется. Договор считается заключенным, когда конкретное адресное предложение (оферта) одной из сторон полностью принято (акцептовано) другой. Как правило, при таких взаимоотношениях письменная форма договора означает кроме прочего телекс, факс и иные регистрируемые формы передачи и приема сообщений.
Сложности при использовании данного способа заключения договора связаны с тем, что зачастую довольно сложно доказать, что документ получен именно от контрагента. Как правило, при обмене документами по факсу данные о контрагенте содержаться в факсовой строчке, которая автоматически выбивается на каждой полученной странице. Однако проблема состоит в том, что не всегда такая строчка проставляется. Кроме того, при желании ее можно подделать. Поэтому достоверность получения документа от контрагента остается под вопросом и может быть оспорена второй стороной. В тех же случаях, когда подлинность факсовых копий документов не опровергается второй стороной, договор, заключенный по факсу, считается заключенным в надлежащей форме.
При использовании любого из видов заключения договора автомобильной перевозки грузов необходимо соблюдать основное правило: договор перевозки должен иметь письменную форму. Форма договора находится в тесном единстве с его содержанием. Регулируя форму договора, законодатель устанавливает требования к ней и последствия их несоблюдения в целях конкретизации отношений сторон, четкости определения их прав и обязанностей.
Заключению договора автомобильной перевозки могут предшествовать различного рода процедуры, такие как, например, направление заявки на выполнение перевозки. Они носят консенсуальный характер. Чаще всего заявка направления по факсу или электронной почте, которая подтверждается или исполняется перевозчиком. Причем подтверждение может выражаться как в проставлении на заявке штампа организации перевозчика и направлении заявки по факсу обратно заказчику, так и просто указанием номера транспортного средства, ответом по электронной почте или по телефону. Такая заявка порождает обязанность перевозчика предоставить транспортное средство и обязанность отправителя предъявить груз, пригодный для перевозки (затаренные надлежащим образом и т.д.). После того, как вместе с грузом перевозчику будет вручена товарно-транспортная накладная, договор перевозки будет заключен.
Накладная является доказательством prima facie заключения договора перевозки, условий этого договора и принятия груза перевозчиком. Отсутствие, утеря накладной или неправильно составленная накладная не влияют на действительность заключенного договора. В этом случае стороны могут доказывать наличие договора перевозки другими доступными им доказательствами.